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合同檔案管理辦法

第一章 總則

第一條 為規(guī)范公司合同檔案管理，及時收集合同簽訂和履行過程中有價值的材料，為實現(xiàn)合同檔案管理的規(guī)范化、制度化，結(jié)合公司實際，特制訂本辦法。

第二條 本辦法所指合同檔案是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營中形成的各種協(xié)議、合同文本（不包含勞動合同）。

第三條 合同檔案管理實行網(wǎng)絡(luò)管理體系，由公司綜合部集中統(tǒng)一管理，以確保檔案完整、完全和有效利用。

第二章 合同管理的責(zé)任分配

第四條 合同發(fā)起部室和控股公司負(fù)責(zé)本部室和本公司的合同、協(xié)議的收集整理、臺賬登記、移交。

第五條 公司綜合部負(fù)責(zé)所有合同相關(guān)檔案資料的收集、整理、歸檔；負(fù)責(zé)文件合同檔案的借閱、保存和銷毀。

第三章 合同歸檔內(nèi)容

第六條 合同歸檔主要內(nèi)容：

（一）合同簽訂依據(jù)等背景材料；

（二）合同談判、簽訂、履行等往來過程中形成的會議紀(jì)要、備忘錄、擔(dān)保文件等具有法律效力的文件；

（三）合同對方的營業(yè)執(zhí)照、證明文件等資料；

（四）合同審批流程記錄；

（五）合同文本；

（六）簽約各方授權(quán)委托書原件或復(fù)印件；

（七）合同爭議解決的有關(guān)資料；

（八）其他需要歸檔的資料。

第四章 合同歸檔要求和移交

第七條 合同分類編號規(guī)則

（一）年度號：年度號由四位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，指文件材料形成的年度。

（二）合同分類號：分類號是檔案號的主體，分別依照合同類別拼音首字母給予識別代碼。

（三）順序號：順序號4位，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示：0001、0002……，表示當(dāng)年某一類合同的序號。

（四）部門代碼：為具體業(yè)務(wù)承辦部門或控股公司的縮寫。（詳見《日照交通發(fā)展集團有限公司經(jīng)濟合同管理辦法（試行）》日交發(fā)發(fā)〔2019〕74號附件2）

第八條 合同簽訂人或經(jīng)辦人負(fù)責(zé)將合同相關(guān)檔案資料及時提交給檔案員，并按年度將合同的所有檔案資料移交完整。

第九條 所有合同原件需每年的3月前移交綜合部歸檔，各部室、各控股公司必須留存復(fù)印件備查。

第十條 各部室、各控股公司移交時需連同本年度形成的《合同管理臺賬》（見附件）包括合同編號、合同對象、內(nèi)容說明、合同金額、簽訂日期、收付款約定、履約情況等內(nèi)容臺賬一并移交并辦理交接手續(xù)。

第五章 合同檔案保管期限及銷毀

第十一條 正式形成的合同檔案以合同簽訂之日起開始計算檔案保管期限、保管期限為永久。

第十二條 檔案銷毀

（一）任何組織或個人未經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案資料。

（二）合同文檔的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，定期對合同進行檢查，以確保合同檔案的安全。

第六章 合同借閱

第十三條 需要借閱公司檔案原件的，若借閱本部門、控股公司簽訂的合同，應(yīng)填寫檔案查借閱利用登記表，經(jīng)部門、控股公司負(fù)責(zé)人和綜合部部長審核后，到綜合部檔案員處辦理查借閱手續(xù)。若借閱非本部門、控股公司簽訂的合同，則除本部門、控股公司負(fù)責(zé)人和綜合部部長簽字外，還要報分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。

第十四條 合同借用期限為一周。借閱人應(yīng)到期歸還。確因工作需要繼續(xù)借用的，必須再次辦理借閱手續(xù)（續(xù)借）。

第十五條 借閱人應(yīng)注意檔案安全和保密，嚴(yán)禁涂改，轉(zhuǎn)借、損壞、遺失。

第七章 責(zé)罰制度

第十六條 合同檔案是檔案的重要組成部分，公司各部室、各控股公司不得違反本制度，不得無故延期或不交應(yīng)歸合同材料。

第十七條 凡違反泄露公司合同檔案機密的，遺失、涂改、拆散、或未經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶合同檔案外出的，視具體情況，根據(jù)《日照交通發(fā)展集團員工獎懲管理辦法》（日交發(fā)發(fā)〔2018〕97號）予以懲罰。

第十八條 公司所有員工違反規(guī)定不按借閱期限歸還的，限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫出書面檢查說明原因。

第十九條 對借閱部室或控股公司檔案用于非工作需要造成重大損失或影響的，追究部室、控股公司負(fù)責(zé)人及當(dāng)事人責(zé)任。

第八章 附則

第二十條 本制度由綜合部負(fù)責(zé)解釋及修訂，自印發(fā)之日起執(zhí)行。