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合同管理辦法（試行）

第一章 總  則

第一條 為加強對日照市公交投資發(fā)展服務有限公司（以下簡稱“公司”）經營風險的防范與控制，促進公司依法經營管理和依法維護自身合法權益，根據(jù)《中華人民共和國民法典》等法律法規(guī)，結合公司實際，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱“合同”，是指除公司與員工之間的勞動合同外，公司與平等主體的自然人、法人和其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的合同或協(xié)議。

第三條 本辦法所稱“各公司”是指公司各級分公司、全資及控股子公司以及雖不控股但有實際控制權的公司。

第四條 合同管理一般包括合同簽訂前的準備、合同的起草、審批、簽訂、履行及事務性管理等內容。

第二章 合同分類

第五條 公司合同根據(jù)類型、金額等標準分為三類：公司重要合同（包含各公司重要合同）、公司一般合同（包含各公司一般合同）、公司內部合同。

第六條 公司重要合同是指：公司本部、各公司對外簽訂的合同內容涉及集團公司“三重一大”決策內容的合同。

公司一般合同是指：公司本部、各公司重要合同之外的對外簽訂的其他合同。

公司內部合同是指：公司本部與分、子公司及分、子公司（僅限公司全資子公司及控股子公司）之間簽訂的合同。

第三章 合同管理模式及職責分工

第七條 公司合同采用“分級授權”的管理模式，公司本部重要合同、一般合同、各公司重要合同由公司進行統(tǒng)一管理，各公司一般合同授權各公司自行管理。

各公司一般合同，由各公司參照公司合同管理辦法，自行制定合同管理辦法進行管理。

公司內部合同，由合同簽訂主體分別進行管理。

第八條 公司運營科為合同管理科室，具體職責如下：

（一）負責公司合同管理制度的擬定與維護；

（二）負責向集團公司法務部、外聘律師事務所提交合同預審；

（三）監(jiān)督、檢查、考核合同的管理情況；

（四）負責公司本部重要合同、一般合同及各公司重要合同的具體管理工作；

（五）其他合同管理相關工作。

第九條 公司各科室按科室職能對公司本部的重要合同、一般合同、各公司重要合同進行審核。

第十條 公司本部設置一名專職合同管理員，各公司應設置一名兼職合同管理員，合同管理員的職責如下：

    （一）參與對合同對方資信情況、履約能力的調查工作；

（二）負責本單位合同履行跟蹤管理，協(xié)助解決履行中出現(xiàn)的問題；

（三）負責組織本單位合同會簽，對會簽過程各部門意見落實情況進行核對；

（四）建立公司合同臺賬，負責定期向集團法務部或公司本部報送《合同臺賬登記表》及有關資料，反映合同履行中出現(xiàn)的重要問題；

（五）日常保管本科室、本單位的合同原件；

（六）負責合同原件的及時歸檔。

 

第三章 合同簽定流程

第一節(jié) 合同簽訂前的準備

第十一條 合同簽訂前的準備包括：合同承辦單位對對方當事人的資信審查、合同談判和起草等事宜。

第十二條 合同承辦單位對合同當事人進行資信審查應包括但不限于以下事項：

（一）審查合同當事人的主體資格。查驗合同當事人是否依法設立，營業(yè)執(zhí)照等是否合法有效。

（二）審查合同當事人的信譽狀況和履約能力。審查對方近期是否存在合同等訴訟糾紛，是否具備履行合同所必須的人力、物力和財力，包括資金狀況、債權債務狀況、貨源情況、技術條件、加工能力和商業(yè)信譽等。

（三）是否有授權委托書。有擔保人的合同，還應審查擔保人是否具有擔保資格和擔保能力。

（四）對于首次合作的對象，應索取對方營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明（復印件必須與原件核對無誤），檢查對方業(yè)務是否超越營業(yè)執(zhí)照限定的有效期、經營范圍，是否具備經營相關業(yè)務的資質。若合作對象為境外公司，應索取所在國或者地區(qū)的營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股權結構證明等。

（五）對于長期合作對象，應不定期就以上資料進行復查。

第十三條 合同承辦單位自行起草合同文本。

合同起草應列明的包括但不限于以下事項：

（一）合同編號（由合同管理員負責，合同無編號的，一律不得加蓋印章）。

（二）當事人的名稱或者姓名和住所。

（三）標的、數(shù)量、質量。

（四）價款、報酬、支付方式。

（五）履行期限、地點和方式，合同的生效條件，法律、行政法規(guī)規(guī)定應辦理批準、登記、公證等手續(xù)作為生效條件的，應明確約定。

（六）合同設立擔保的，應明確擔保的方式和范圍。

（七）違約責任。

（八）糾紛解決方式。

（九）其他應當明確的事項。

第二節(jié) 合同會簽、審核與審批

第十四條 公司一般合同（包括各公司一般合同）。由合同承辦單位擬稿，合同承辦單位主要負責人審批后，提交公司合同管理科室合同管理員，由合同管理員將電子版合同發(fā)送律師指定郵箱進行審查。審查完成后，由合同承辦單位對照律師修改意見對合同進行修改，修改完成后，由合同承辦單位合同管理員通過OA系統(tǒng)發(fā)起合同審批流程。對于未采納律師建議的，合同承辦單位應在會簽表備注欄說明。

公司貿易類合同需公司經理層、合同管理科室、財務科、合同承辦單位及其他需參與的科室進行會審的，審核通過后按照一般合同流程進行會簽。

公司重要合同（包括各公司重要合同）。按照公司一般合同流程完成公司內部審批后，由合同管理科室的合同管理員通過OA系統(tǒng)發(fā)起合同審批流程（執(zhí)行集團審批流程）。

公司內部合同按照公司一般合同進行會簽、審核與審批。

第十五條 續(xù)簽、變更或解除合同按照上述程序辦理會簽。

第三節(jié) 合同的簽訂

第十六條 合同正式文本由法定代表人或其委托代理人簽署。委托代理人簽訂合同時，須由法人代表簽發(fā)“授權委托書”，授權委托書應明確委托代理的權限和期限，并加蓋公章。代理人必須在授權范圍及期限內行使代理權，禁止越權簽署。

第十七條 公司簽訂的合同，須在文本每頁或騎縫加蓋合同專用章。

第四節(jié) 合同的履行

第十八條 合同履行過程中，合同各相關職能科室須參加合同的全過程管理，監(jiān)督、指導合同履行，及時處理履約異常情況。

第十九條 合同履行須嚴格按合同約定的要求進行。合同履行應注意以下事項：

（一）未正式簽訂合同前，不得預付款項。

（二）未到合同履行節(jié)點，不得提前履行合同。

（三）隨時掌握對方資信狀況及履約能力的變化。

（四）未經驗收或者驗收不符合要求的，不得進行財務結算。

（五）合同未履行完畢，不得返還保證金。

特殊情況，由公司另行研究。

第二十條 各公司合同管理員應在每年1月、4月、7月、10月的8日前，向公司合同管理科室報送上季度《合同臺賬登記表》，匯總合同履行情況，未按合同約定履行的須說明原因。

第五節(jié) 違約和糾紛處理

第二十一條 在合同履行過程中，如發(fā)生合同異常情況或糾紛，合同承辦單位應及時向公司主要領導匯報并負責解決糾紛（重點把握事項、處理糾紛應遵循的程序參照集團合同管理辦法）。

第六節(jié) 合同的變更和解除

第二十二條 如發(fā)生需變更或者解除合同的情況，應及時通知對方當事人進行協(xié)商。

第二十三條 對需要變更或者解除合同的情況達成一致意見后，簽訂變更或者解除的補充合同；具備法定解除條件的合同，可直接解除。

第二十四條 因變更或者解除合同遭受經濟損失的，如對方對此負有責任應及時向對方提出索賠。

第四章 合同事務管理

第一節(jié) 合同專用章管理

第二十五條 公司對外簽訂的合同一律使用合同專用章。如遇特殊情況，合同承辦單位應該提前向合同管理科室進行備案登記。

公司合同（包括各公司合同）專用章由公司合同管理科室合同管理員負責統(tǒng)一保管。合同管理員要嚴格落實用印登記制度，建立用印登記冊。登記用印時間、用印單位或個人、用印事由、用印數(shù)量、用印經手人等。

第二節(jié) 合同的登記、備案、歸檔、保密

第二十六條 合同管理科室需建立公司合同臺賬應包括但不限于合同名稱、項目名稱、編號、簽約方、合同金額、簽訂日期、用章類型、履行情況、未正常履行原因、經辦人員、原件份數(shù)、附件清單等內容。

第二十七條 公司合同的會簽底稿（或復印件）、合同正本由合同管理員收集保管。

第二十八條 在簽訂、履行合同過程中的信件、電報、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換、電子郵件和合同文本等是合同履行及糾紛處理的重要憑證，合同管理員應妥善保管。

第二十九條 合同管理員應在每年3月份前向公司檔案管理科室、部門歸檔上年度合同檔案及各類電子檔案資料，合同臺賬登記表隨合同檔案一并歸檔。

第三十條 對于有保密要求的合同，合同管理人員有保密義務，并承擔保密責任。

第三節(jié) 合同的監(jiān)督檢查、考核

第三十一條 在接受集團法務部監(jiān)督檢查時，合同管理部門應配合提供與檢查事項有關的文件、資料。并對有關檢查事項涉及的問題做出解釋和說明。

第五章 附 則

第三十二條 本辦法由合同管理部門負責解釋。

第三十三條 本辦法自發(fā)行之日起施行。

附件：1.合同臺賬登記表

2.合同審批流程

3.投資發(fā)展公司合同會簽單

合同臺賬登記表

填報單位：

填報人：

序 號

合同名稱

合同 編號

簽約主體

金額 （ 萬 元）

簽訂 日期

法人 簽章/ 授權 委托 人簽 章

用章 類 型

付款 情況

履行 期限

實際履 行情況

未正常履 行原因

是否  已完成

合同 類型

經 辦 人

1

2

3

4

5

備注 1 ：付款情況，需填寫是否已完成付款，未完成付款的，需填寫已完成付款的比例。

備注2：實際履行情況需填寫正常/非正常，非正常履行的需在 “未正常履行原因”一欄寫明原因。

備注3：合同類型，是指合同屬于重要合同還是一般合同。

合同審批流程

合同性質	合同承辦單位主要負責人	公司合同管理科室	合同承辦單位合同管理員發(fā)起OA流程	合同承辦單位主要負責人	公司合同管理科室	公司財務科室	合同承辦單位分管領導	公司相關職能部室	公司主要負責人
一般合同	審核	預審（協(xié)調律師審查）	發(fā)起OA	審核	審核	審核	審核	會簽	審批
重要合同	按照一般合同流程完成本單位內部審核后，發(fā)起集團合同會簽流程。
內部合同	按照一般合同流程執(zhí)行。