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印章管理辦法
第一章 總則
第一條 為進一步加強公司印章管理,保證公司印章安全、使用規(guī)范,根據(jù)《國務(wù)院關(guān)于國家行政機關(guān)和企業(yè)、事業(yè)單位印章的規(guī)定》《印章治安管理辦法》等法律法規(guī)和《集團印章管理辦法》,結(jié)合公司工作實際,特制定本辦法。
第二條 綜合辦公室是公司印章的歸口管理部門,負責指導(dǎo)協(xié)調(diào)印章的刻制、啟用、發(fā)放、回收、停用、銷毀等,監(jiān)督印章的保管和使用。
第二章 印章的種類和適用范圍
第三條 公司印章包括:
(一)行政公章。適用于以公司名義出具的文件、函、證明、勞動合同、簽署的協(xié)議及其他行政事務(wù)性文件材料。
(二)黨支部公章。適用于以公司黨支部的名義出具的文件、證明及其他黨務(wù)類文件材料。
(三)專用章。適用于某項特定工作需要的印章,包括法人章、財務(wù)專用章、合同專用章、發(fā)票專用章等。
1.法人章。適用于以公司法人名義簽發(fā)的文件,財務(wù)活動報表、單據(jù),法定代表人委托書,其他需要使用法人章的文件、材料等。
2.財務(wù)專用章。適用于銀行開立戶、銀行結(jié)算、資金調(diào)撥等財務(wù)收支活動,各類財務(wù)報表、單據(jù)等;購買、開具、繳銷稅務(wù)發(fā)票等。
3.合同專用章。適用于公司在各類經(jīng)濟活動中簽署的合同、協(xié)議等。
4.發(fā)票專用章。
(四)其他印章。由業(yè)務(wù)部室按照職能和工作需要申請刻制并使用的內(nèi)部印章,適用于以部門名義出具的各類文件材料。不對外行使權(quán)力。包括部門印章、其他業(yè)務(wù)專用章等。
第四條 本辦法適用于公司內(nèi)部,及下屬分、子公司。
第三章 印章的刻制和啟用
第五條 印章刻制
公司本部印章的刻制由公司綜合辦公室統(tǒng)一辦理,由需刻印章的部門填寫《印章刻制申請單》(附件1),經(jīng)審批后辦理。公司行政公章、黨支部公章、法人章、財務(wù)專用章等,須經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)審批;部門印章、其他業(yè)務(wù)專用章等,須經(jīng)總經(jīng)理審批。
若因印章因長期使用磨損嚴重等原因需重新刻制印章的,須填寫《印章更換刻制申請單》(附件2)。
第六條 刻制印章應(yīng)按有關(guān)規(guī)定持有介紹信,并到公安機關(guān)授權(quán)的刻章單位刻制。刻制完成后報綜合辦公室備案,填制《印章管理臺賬》(附件3)。印章的形體、規(guī)格按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第七條 印章啟用
公司本部印章,由公司綜合辦公室報集團辦公室發(fā)文公布啟用。啟用印章的有關(guān)文件材料和印模要立卷歸檔,永久保存。
第四章 印章的保管與使用
第八條 公司印章按照“專人保管、分類存放、各負其責”“誰主管、誰負責”的原則,由專人依職權(quán)領(lǐng)取并妥善保管。公司主要領(lǐng)導(dǎo)是公章管理的第一責任人;綜合辦公室負責人(或公司主要領(lǐng)導(dǎo)指定的其他人員)是公司公章管理的直接責任人;各部門負責人是本部門印章、專用章管理的第一責任人;經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)使用管理領(lǐng)導(dǎo)簽名章的人員是領(lǐng)導(dǎo)簽名章使用管理的第一責任人;具體負責印章管理的人員是印章使用管理的具體責任人。
第九條 印章使用程序
(一)實行用印審批制度。嚴格執(zhí)行先審批、后用印,經(jīng)辦人填寫相關(guān)OA印章使用審批流程,經(jīng)審批后用印。領(lǐng)導(dǎo)簽名章須有領(lǐng)導(dǎo)簽字授權(quán)的文字材料或口頭答復(fù)的記錄,作為印章使用的依據(jù)。部門印章、其他業(yè)務(wù)專用章由各部門指定專人管理、用印,并做好登記。
(二)實行用印登記制度。建立用印登記冊,登記用印時間、用印部門或個人、用印事由、用印數(shù)量、經(jīng)辦人等信息,登記冊應(yīng)妥善保存?zhèn)洳椋甑滓平粰n案管理員。
(三)實行用印材料留存制度。一般材料要保留領(lǐng)導(dǎo)簽批的草稿;合同、協(xié)議書要保留一份文本(正本);先進榮譽稱號申報要保留一套完整的申報材料。用印材料由印章管理人員負責收集整理,年底移交檔案管理人員。
第十條 印章一般不得攜帶外出使用。確需攜帶印章外出時,須在印章使用審批單中明確申請,并由印章管理人員或指定人員共同前往現(xiàn)場監(jiān)印。印章外借不得超過一個工作日,如當日未完成有關(guān)業(yè)務(wù),需歸還后另行辦理用印審批手續(xù)。
第十一條 印章要指定專人保管,嚴格落實防盜措施,使用印章要有印章管理人員監(jiān)印,確保印章安全。印章保管員要嚴格照章用印,遵守保密規(guī)定,未按批準權(quán)限用印、用印件內(nèi)容有誤或不屬于所保管印章使用范圍的,印章保管員不予用?。皇褂萌司芙^印章保管員審核用印內(nèi)容的,印章保管員可拒絕用印并報告領(lǐng)導(dǎo)處理。加蓋印章,須保證位置恰當、文字端正、圖形清晰。
第十二條 印章保管員因事、假不在崗位時,印章授權(quán)人應(yīng)指定他人代(接)管印章,印章保管員要向代(接)管人員交接工作,交代用印時的注意事項,印章代(接)管人員要按照印章管理辦法做好相關(guān)工作。印章管理部門或管理人員變動時,要根據(jù)工作安排,嚴格辦理交接手續(xù),填寫《印章交接表》(附件4),并報綜合辦公室留存?zhèn)浒浮?/span>
第十三條 公司印章管理工作堅持誰用印,誰申請;誰批準,誰負責;規(guī)范管理,責任到人。任何部門和個人必須嚴格依照本辦法規(guī)定程序使用印章。如違反本辦法規(guī)定,給公司造成損失的,將追究有關(guān)責任人責任。
第五章 印章的停用與繳銷
第十四條 因公司注銷、更名、內(nèi)設(shè)機構(gòu)調(diào)整,以及印章因長期使用磨損嚴重等原因,印章不能繼續(xù)使用時,應(yīng)按規(guī)定停用原印章,及時交回制發(fā)機關(guān)造冊封存,并根據(jù)需要按照有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定辦理重刻或銷毀手續(xù)。
特殊情況下,如公司注銷、名稱改變等,仍需繼續(xù)使用原印章處理善后工作的,要指定專人妥善保管和使用印章,做好用印審批、登記,待善后工作結(jié)束后及時將印章交回封存,印章管理人員應(yīng)負責做好憑證材料的收集歸檔。
第十五條 銷毀印章由綜合辦公室負責組織實施,經(jīng)審批后辦理。印章銷毀時,由經(jīng)辦人填制《印章銷毀申請單》(附件5)印章銷毀必須堅持多人監(jiān)銷,登記印章管理臺賬,并按照有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。
第六章 附 則
第十五條 本辦法由公司綜合辦公室負責解釋、修訂。
第十六條 本辦法自發(fā)布之日起施行。原《印章管理辦法(試行)》同時廢止。
附件:1.印章刻制申請單
2.印章更換刻制申請單
3.印章管理臺賬、公司印章印模備案
4.印章交接單
5.印章銷毀申請單
附件1
印章刻制申請單
印章全稱 |
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數(shù)量 |
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申請部門 |
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申請人(經(jīng)辦人) |
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申請日期 |
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印章種類 |
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申請事由 |
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申請部門負責人意見 |
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綜合辦公室意見 |
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分管領(lǐng)導(dǎo)意見 |
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總經(jīng)理意見 |
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董事長意見 |
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附件2
印章更換刻制申請單
印章全稱: |
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申請事由:
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申請時間 |
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申請人 |
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申請部門負責人意見 |
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綜合辦公室意見 |
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分管領(lǐng)導(dǎo)意見 |
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總經(jīng)理意見 |
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董事長意見 |
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原印章印模(適用于磨損印章更換)
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刻制印章(印模)
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印章刻制 經(jīng)辦人 |
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印章送刻時間
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印章取回時間 |
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備注: |
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本表一式一份,由辦公室留存?zhèn)浒浮?/span> |
附件3
印章管理臺賬
序號 |
印章 |
印章啟用 |
印章退回 |
印章再用 |
印章狀態(tài): 在用/留存/銷毀 |
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名稱 |
種類 |
印模 |
刻制人 |
刻制部門 |
刻制時間 |
領(lǐng)用 時間 |
保管 部門 |
保管人 簽字 |
退回 時間 |
退回人 簽字 |
接收人簽字 |
領(lǐng)用 時間 |
保管 部門 |
保管人簽字 |
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公章 |
001 |
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法人 |
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專用 |
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部門 |
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業(yè)務(wù) |
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公司印章印模備案
001 |
002 |
003 |
004 |
005 |
006 |
007 |
008 |
009 |
010 |
011 |
012 |
013 |
014 |
015 |
016 |
017 |
018 |
附件4
印章交接單
印章名稱 |
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印章圖樣 |
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移交說明 |
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移交時間 |
□臨時:自 年 月 日 至 年 月 日 □永久:自 年 月 日 起 |
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原責任人 |
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部門負責人意見 |
年 月 日 |
現(xiàn)責任人 |
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部門責人意見 |
年 月 日 |
辦公室 意見 |
年 月 日 |
備注:本表一式二份,辦公室、印章接收部門各自留存?zhèn)浒浮?/span>
附件5
印章銷毀申請單
印章名稱: |
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申請理由: |
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申請人簽字:
年 月 日 |
部門/單位負責人意見:
年 月 日 |
綜合辦公室意見:
年 月 日 |
分管領(lǐng)導(dǎo)意見:
年 月 日 |
總經(jīng)理意見:
年 月 日 |
董事長意見:
年 月 日 |
經(jīng)辦人簽字:
年 月 日 |
監(jiān)銷人簽字:
年 月 日 |
印模留存?zhèn)浒福ㄕ聵樱?/span>
|
備注:本表一式二份,辦公室、原印章保管部門各自留存?zhèn)浒?/span>